GOSPODARSKE DRUŽBE, POZOR! NE POZABITE NA VPIS ELEKTRONSKEGA NASLOVA V POSLOVNI REGISTER

V želji zagotoviti večjo usklajenost slovenske zakonodaje z evropsko ureditvijo na področju korporacijskega prava ter s tem tudi odpraviti posamezne pomanjkljivosti veljavnega Zakona o gospodarskih družbah (v nadaljevanju ZGD-1), je novela ZGD-1K uvedla številne novosti.

Novela, ki je bila sprejeta 27.1.2021 v zakonodajni okvir uvaja številne spremembe in dopolnitve, med drugim tudi obveznost vpisa elektronskega naslova v poslovni register.

Elektronski naslov družbe- splošno

Novela je razširila nabor zahtevanih podatkov, ki jih je potrebno navesti v predlogu za prvi vpis družbe v poslovni register. Tako je po novem, predlogu za prvi vpis družbe v register potrebno poleg firme, dejavnosti, sedeža in ostalih podatkov, navedenih v zakonu, potrebno dodati tudi elektronski naslov družbe. Elektronski naslov družbe je javni podatek in je objavljen na spletni strani AJPES, kar pomeni, da je dostopen vsem uporabnikom poslovnega registra.

Vnos elektronskega naslova, je namenjen poenotenju z zakonom, ki ureja področje sodnega registra in preglednejšemu ter lažjemu opravljanju nadzora pristojnih organov, saj bo na ta način družba prejemala dokumente državnih organov v elektronski obliki, prav tako pa tudi dokumente organov samoupravnih lokalnih skupnosti in fizičnih ter pravnih oseb s katerimi posluje.

Sprememba tudi pri že obstoječih družbah

Obveznost navedbe elektronskega naslova pa velja tudi za že obstoječe družbe, ki morajo slednje storiti do 24.02.2022, saj so v nasprotnem primeru za storjeni prekršek, lahko sankcionirane.

Globe, sicer predpisane v 685. členu ZGD-1 se gibljejo med 15.000 do 45.000 EUR za velike družbe, 10.000 do 30.000 EUR za srednje družbe, 2.500 do 15.000 EUR majhne družbe in 1.000 do 6.000 EUR za mikro družbe.

Prav tako velja opozoriti, da pri obstoječih družbah, ki imajo elektronski naslov že vpisan ni odveč preveriti ali je le-ta ustrezen in ga po potrebi spremeniti. Obstoječe družbe, ki sicer imajo vpisan elektronski naslov, a so na obrazcu označile, da ne dovolijo javne objave, bodo morale registru sporočiti, da dovolijo javno objavo vpisanega elektronskega naslova.

Prav gotovo ob tem ni odveč preveriti ali je nov vnos elektronskega naslova pravilen in viden v poslovnem registru. Kaj hitro bi se namreč utegnilo zgoditi, da bi oseba, ki je elektronski naslov družbe sicer ustrezno prijavila, odgovarjala za prekršek zaradi opustitve obveznosti, v kolikor elektronski naslov ne bi bil razviden iz Poslovnega registra Slovenije.

Na kakšen način lahko družba predloži elektronski naslov kot podatek za vpis?

Načinov kako predložiti elektronski naslov je seveda več in sicer:

• Družba lahko vloži Predlog za vpis spremembe v Poslovni register Slovenije na točki SPOT
• Družba lahko izpolni in ročno ali elektronsko podpisan obrazec Predloga za vpis spremembe v Poslovni register Slovenije pošlje po pošti ali elektronski pošti ali osebno dostavi na izpostavo AJPES
• Družba lahko na izpostavo AJPES osebno dostavi ali pošlje vlogo v obliki sestavka oz. dopisa, saj izpolnitev obrazca za ta namen ni obvezna. Tako sestavljen dopis mora biti ročno ali elektronsko podpisan.
• Družba lahko hkrati z vložitvijo predloga za vpis spremembe v sodni register (če spreminja tudi druge podatke), vloži tudi podatek o elektronskem naslovu na točki SPOT ali pri notarju.

Država je zahtevala podatek o kontaktnem mailu že do sedaj

Država tega podatka od vas ne zahteva prvič. Že od leta 2016 je potrebno elektronski naslov za obveščanje (vročanje) registrirati tudi na spletni strani eDavki naše finančne uprave. V letu 2016 je bilo  namreč uvedeno obvezno elektronsko vročanje določenih dokumentov Finančne uprave Republike Slovenije (v nadaljevanju FURS) pravnim osebam in podjetnikom.

Postopek vročanja poteka na način, da FURS dokument naloži na spletno stran eDavki, o čemer odgovornost osebo (oz. računovodstvo) obvesti samo preko elektronskega sporočila, če je bil predhodno registriran mail naslov za komunikacijo.  Če svojega elektronskega naslova, družba ni registrirala (niti ni to naredilo vaše računovodstvo), teh obvestil ne boste prejeli in tvegate, da boste kakšen dokument spregledali.  Da se vam ne bo treba učiti na tujih napakah (npr. zaradi globe, ki jo FURS izreče zaradi tega ker zavezanec ni pravočasno odgovoril na dokument, ki ga je čakal na eDavkih), predlagamo, da uredite to področje oziroma pri vašem računovodskem servisu preverite, da so to uredili za vas.