Skladnost poslovanja v delovnopravnih razmerjih
Nedavno tega se je kolegica podala na samostojno poslovno pot, kar zahteva seveda veliko znanja in izkušenj ter najpomembneje poguma, da stopiš iz okvirov znanega. Po nekaj mesecih poslovanja pa mi je zaupala, da je bila najtežja novost na tej njeni samostojni poslovni poti, da je kar čez noč postala delodajalec. Biti odgovoren za zaposlene, jim izplačevati plače in zagotavljati vse pravice, ki jim pripadajo skladno z delovno zakonodajo ter nenazadnje zagotavljati skladnost tudi na drugih področjih, kot npr. varstvo in zdravje pri delu, varstvo osebnih podatkov, ipd. je vsekakor izziv za vsakega delodajalca, še zlasti ker mu na drugi strani potencialno grozijo delovnopravni inšpekcijski postopki in tudi globe, če je v prekršku.
S tega vidika je torej pomembno, da ima delodajalec pravno urejeno tudi delovnopravno področje poslovanja. Tu se seveda poraja ogromno vprašanj, kot npr. kako urediti pogodbeno razmerje z delavcem, katere so bistvene sestavine pogodbe o zaposlitvi in kaj se lahko še dodatno uredi v njej, kako urediti vprašanje pravic intelektualne lastnine na delih, ki nastanejo v okviru delovnega razmerja, kako pravilno urediti vprašanje konkurenčnosti tako v času trajanja delovnega razmerja (prepoved konkurence) kot tudi po prenehanju delovnega razmerja (konkurenčna klavzula), kakšne bonitete ima lahko delavec ter kako je to obdavčeno, kateri dodatki so zakonsko predpisani. Če delodajalca zavezuje kolektivna pogodba, je potrebno pri sestavi pogodbe o zaposlitvi upoštevati tudi določbe kolektivne pogodbe, ipd. V kolikor je pogodba o zaposlitvi jasna in nedvoumna, potem je v primeru morebitnega spora z delavcem le-tega lažje, hitreje in ceneje razrešiti (po navadi že izvensodno, kar seveda omogoča delodajalcu večjo fleksibilnost v okviru svojega poslovanja, poleg tega pa so tudi stroški neprimerno manjši).
V okviru izpolnjevanja pogodbenih, delovnopravnih in drugih obveznosti ter organizacije dela se delodajalec sreča z vrsto vprašanji, kako urediti posamezno področje, pri čemer pa je glavni cilj, da je delo optimalno organizirano in da so medsebojna razmerja čimbolj fleksibilno urejena z namenom hitre prilagoditve spremembam v gospodarstvu ali v zakonodaji. V ta namen ima delodajalec možnost, da sprejme splošne akte (tudi interni akt, pravilnik, ipd.), ki pa so v določenih primerih celo obvezni. Tako je delodajalec dolžan sprejeti Izjavo o varnosti z oceno tveganja ter akte vezane na ugotavljanje alkoholiziranosti in uživanja prepovedanih substanc, na prepoved trpinčenja na delovnem mestu (mobing) ter na promocijo zdravja, vse skladno z določili ZVZD-1[1]. V kolikor ima delodajalec zaposlenih nad 10 zaposlenih, mora sprejeti akt o sistemizaciji delovnih mest skladno z ZDR-1[2]. Prav tako lahko delodajalca k sprejetju akta, s katerim uredi določeno področje, zavezuje tudi področna zakonodaja (npr. Pravilnik o računovodstvu, ki je obvezen za javne gospodarske družbe ter proračunske uporabnike). Delodajalec pa lahko uredi tudi druga področja, za katera se mu zdi smotrno, da so urejena v okviru njegovega poslovanja, kot npr. nagrajevanje in napredovanje delavcev, delovni čas, letni dopusti, odsotnosti zaradi bolezni ali poškodb, delo na domu (vsa omenjena področja se lahko uredi v ločenem pravilniku ali pa v enem splošnem pravilniku, kot npr. Pravilnik o delovnih razmerjih). Pomembno je tudi področje varstva osebnih podatkov (zlasti z vidika Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov[3] ter področjih, ki jih ureja trenutno veljavni ZVOP-1[4], kot npr. videonadzor, ipd), dalje tudi področje varovanja poslovne skrivnosti ter skladnost z ZPosS[5], ter nenazadnje področje preprečevanja pranja denarja, ki ga ureja ZPPDFT-1[6]. Vsa ta pravila res po eni strani omejujejo delodajalca, vendar pa so na dolgi rok vseeno učinkovito orodje za delavce, ker imajo v splošnih aktih konkretna navodila in smernice glede njihovih obveznosti ter hkrati določajo tudi etični okvir za njihovo delovanje, po drugi strani pa tudi opredeljene pravice. S tem se omogoči učinkovit in nemoten delovni proces.
Ob zaposlovanju je seveda pomembno tudi vprašanje varnosti in zdravja pri delu, ki vpliva na razmerje med delavcem in delodajalcem že pred dejanskim nastopom dela delavca. Delodajalec (in tudi delavec) imata namreč obveznosti in pravice s tega področja ves čas trajanja delovnega razmerja, začenši s predhodnim preventivnim zdravstvenim pregledom, s pripravo izjave o varnosti z oceno tveganja, z usposabljanjem zaposlenih s področja varnosti in zdravja pri delu, obdobnimi zdravstvenimi pregledi, promocijo zdravja, itd. Varnost in zdravje pri delu zajema širok spekter aktivnosti, ki zavezujejo tako delavca kot tudi delodajalca. Včasih delodajalci niti ne pomislijo kakšne posledice ima lahko npr. prelaganje predhodnih in obdobnih zdravniških pregledov ali izobraževanj iz varnosti in zdravja pri delu za njihovo poslovanje. V kolikor to področje ni urejeno, so lahko v primeru škodnih dogodkov ali nezgod pri delu posledice za delodajalca zelo neugodne, tako s finančnega kot tudi časovnega vidika. S tega vidika je vsekakor bistvenega pomena, da je ta segment pri delodajalcu skladen z veljavno zakonodajo. Večkrat se stranke na nas obrnejo, ko težava že nastopi, področje ni urejeno in je zelo težko zagovarjati, da delodajalec za kakšno od nastalih situacij ni kriv oziroma je ni mogel preprečiti. Posebej aktualna je tema varnosti in zdravja pri delu postala z nenadnim prehodom delodajalcem na delo od doma. Čeprav so bile in so še vedno razmere »izredne« to ne pomeni, da delodajalci nimajo nikakršnih obveznosti v zvezi z zagotavljanjem varnosti in zdravja pri delu.
Pogosto so družbe tarča inšpekcijskega pregleda ustreznosti kadrovskih evidenc, katerih ureditev se v praksi pogosto pozablja. Vsak delodajalec je namreč dolžan na podlagi ZEPDSV[7] voditi določene kadrovske evidence: evidenco o zaposlenih delavcih, evidenco o stroških dela ter evidenco o izrabi delovnega časa, za katere je vnaprej predpisano, katere podatke mora posamezna evidenca zajemati. Večja podjetja pa morajo skladno z omenjenim zakonom voditi evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. V zvezi z vodenjem evidenc se vedno porajajo tudi vprašanja varstva osebnih podatkov, kjer je potrebno biti na tekočem z vsemi stališči in mnenji informacijskega pooblaščenca in zagotoviti, da ob izpolnjevanju obveznosti po enem zakonu, ne prihaja do kršitev določil drugega zakona.
Nasploh je varstvo osebnih podatkov v okviru delovnega razmerja posebej obsežno področje, ki ga morajo delodajalci zelo dobro poznati, da se izognejo kršitvam. Kako nadzirati uporabo informacijske tehnologije s strani delavcev, pa še vedno ravnati zakonito in zagotoviti zasebnost posameznika na delovnem mestu, ki jo le ta utemeljeno pričakuje. Gre za trk dveh interesov in potrebna je podrobna ureditev medsebojnih pravic in obveznosti, da ne pride do neželenih situacij.
Potem je tu še vprašanje varstva konkurenčnih prednosti delodajalca tekom in po prenehanju delovnega razmerja. Kako preprečiti, da delavec »odnese« pri delodajalcu pridobljeno znanje, poslovne stike in kako zaščititi podatke, ki jih delodajalec smatra za poslovno skrivnost, pred iznosom nepooblaščenim tretjim osebam, kar lahko delodajalcu povzroči škodo, ki jo je praktično nemogoče izračunati in dokazati?
Pomembno področje, ki se tiče delovnih razmerij in pri katerem opažamo, da je pri delodajalcih pogosto dano na stranski tir, je tudi področje sodelovanja delavcev pri upravljanju, še zlasti v primeru večjih delodajalcev (z najmanj 50 delavci). ZSDU[8] namreč ureja skupek vprašanj s področja sodelovanja delavcev, kot npr. pravica do pobude in odgovora nanjo, pravica do obveščenosti, pravica dajanja mnenj in predlogov, skupno posvetovanje, soodločanje, zadržanje odločitev delodajalca, dalje tudi postopek volitev delavskega zaupnika ter članov sveta delavcev. S tega vidika je torej bistvenega pomena, da je delodajalec seznanjen z obveznostmi, ki jih ima po tem zakonu z namenom, da imajo odločitve, ki jih sprejme, pravno veljavo.
Vse to je samo nekaj pravnih vprašanj, s katerimi se slej ko prej sreča večina delodajalcev, pri čemer je seveda skladnost poslovanja odvisna tudi od velikosti delodajalca in dejavnosti, s katero se ukvarja. Vsled kompleksnosti delovnopravnih razmerij je priporočljivo, da je delodajalec skladen z zakonodajo na tem področju, saj se le tako zmanjša možnost za nastanek škode (globe, odškodninski zahtevki, slabo ime, itd.).
V kolikor imate konkretna vprašanja s posameznih področij, s katerimi se srečujete kot delodajalec, ali pa vas zanima storitev skladnosti poslovanja z vidika delovnopravnih razmerij v celoti, nas kontaktirajte in naša ekipa izkušenih svetovalcev vam bo z veseljem priskočila na pomoč. V okviru našega delovanja svetujemo družbam vseh velikosti (od majhnih družb do velikih koncernov) in v sodelovanju z vami vedno poiščemo najbolj primerne rešitve, ki so skladne z veljavno zakonodajo. Z vidika skladnosti poslovanja z delovnopravno zakonodajo bomo tako primarno preučili obstoječe stanje ter odkriti potencialna pravna tveganja, v naslednji fazi pa pripravili ustrezno dokumentacijo ter po potrebi tudi programe usposabljanja za zaposlene (npr. z vidika varovanja osebnih podatkov, poslovnih skrivnosti, ipd.).
[1] Zakon o varnosti in zdravju pri delu (Uradni list RS, št. 43/11).
[2] Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19 in 203/20 – ZIUPOPDVE).
[3] Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (OJ L 119, 4.5.2016, p. 1–88)
[4] Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo in 177/20).
[5] Zakon o poslovni skrivnosti (Uradni list RS, št. 22/19).
[6] Zakon o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (Uradni list RS, št. 68/16, 81/19, 91/20 in 2/21 – popr.).
[7] Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06).
[8] Zakon o sodelovanju delavcev pri upravljanju (Uradni list RS, št. 42/07 – uradno prečiščeno besedilo in 45/08 – ZArbit).
